Ich habe mehrere Versuche, Lean Boards zu digitalisieren, gesehen. Beispielsweise in den Bereichen KVP und Daily Management. Diese Versuche zielten darauf ab, Boards online verfügbar zu machen um auch außerhalb des Büros damit arbeiten zu können. Die Möglichkeit, alle Daten zu speichern und Analysen durchzuführen, scheint auch der häufigste Grund dafür zu sein, das Board digital zu nutzen.
Excel ist ein beliebtes Werkzeug zur Erstellung von Tabellenkalkulationen, ergänzbar mit Diagrammen und Maßnahmenlisten. Der Vorteil besteht in der schnellen Einsetzbarkeit. Allerdings halte ich solche Lösungen nicht für besonders gut. Ich habe versucht, mit unserer Schwesterfirma Metodio ein digitales Board für den Verbesserungsprozess zu erstellen, bevor wir Mevisio gegründet hatten, aber sie war instabil und wenig elegant. Außerdem war die Arbeit daran eher langweilig, wie die Abbildung zeigt.
Als wir (Marcus und ich) mit den Entwürfen zu Mevisio begannen war die Lösung der oben genannten Probleme eine Grundvoraussetzung. Und wir haben sie erfolgreich gelöst.
Wir sahen auch zahlreiche Chancen in einer neuen modernen Lösung auf der Grundlage der jüngsten Technologien. Eine der Möglichkeiten, in der wir viele Vorteile sehen, ist die Verwendung von grossen Touchscreens. Genau wie bei einem iPad kann man alles mit den Fingern direkt auf dem Bildschirm steuern. Große Touchscreens sind inzwischen eine erschwingliche Alternative zu Projektoren geworden und sind in jeder Größe bis etwa 100 Zoll zu finden.
Elemente auf einem Bildschirm mit den Fingern statt mit der Maus zu zeigen und zu verschieben erleichtert die Bedienung. Ein weiterer Vorteil den diese Entwicklung mit sich bringt ist die Abschaffung von Menüs mit vielen kleinen Schaltflächen und Menüoptionen. Sie werden durch einfache Navigation und einladende Benutzeroberflächen ersetzt. Genau das scheint so viel Interesse an Mevisio zu wecken. Für die Benutzer fühlt sich das digitale Board durch diese natürliche Interaktion wie ein Whiteboard an.
Damit Sie diesen Vergleich für unvoreingenommen halten, muss ich zunächst betonen, dass ich physische Boards wegen ihrer Einfachheit wirklich mag, oder wie ich gewöhnlich sage: "Jeder weiß, wie ein Whiteboard-Marker funktioniert". Die Visualisierung selbst ist natürlich unabhängig von den Werkzeugen immer von Vorteil, aber sie wird digital noch besser:
Einige sind der Meinung, man könne sich besser erinnern und fühle sich stärker einbezogen wenn man physische Notizen und Magnete mit den Händen greifen kann. Vielmehr glaube ich, dass die Effektivität des Meetings durch die Gestaltung der eigentlichen Besprechung und durch die gemeinsame Erörterung von Problemen und Lösungen verbessert wird.
Unabhängig davon, ob Sie bereits ein Lean-Board haben, können Sie digitale Boards einsetzen. Fangen Sie einfach mit einem an, wenn Sie etwas neues Visualisieren möchten. Man könnte glauben es sei mit einem physischen Board einfacher, Konzepte zu entwerfen und Änderungen vorzunehmen. Wir haben dies bei der Entwicklung der Plattform berücksichtigt und sie extrem flexibel konzipiert, so dass es oft schneller ist, z.B. ein paar Module in Mevisio zu ersetzen, als ein neues Raster auf einer physischen Tafel anzubringen.
Der große Mehrwert eines Lean Boards, egal ob digital oder Whiteboard-basiert, ergibt sich aus Visualisierung und Kommunikation. Durch die visuelle Darstellung von Abweichungen, Risiken und Chancen und durch tägliche kurze Besprechungen können Probleme und Verbesserungen schnell und effizient gelöst werden.
Unter Umständen hat ein Team ein Problem, welches von einem anderen Team bereits gelöst wurde. Es ist zeitaufwendig und ineffizient, Informationen darüber zu suchen indem man all die verschiedenen Boards durchgeht.
Mit Mevisio können Sie leicht alle Maßnahmen, die in Verbindung mit Ihrem Problem stehen, durch Such- und Filterfunktionen aufrufen.
Physische Boards erfordern viel Arbeit. Ein Board neu aufzusetzen dauert etwa 1-2 Stunden. Wenn jedes Team sein eigenes Board hat, wird es selbst bei einheitlichem Design viel Zeit in Anspruch nehmen, die Boards aktuell zu halten. Mit Mevisio können Sie dasselbe Design für alle Teams verwenden und die Boards auch global einsetzen, da zahlreiche Sprachen unterstützt werden.
Ganz gleich, ob Sie in einem großen Unternehmen mit Bedarf an effizienter Verteilung standardisierter Boards arbeiten oder in einem kleineren Unternehmen, in dem nur tägliche Abläufe und Optimierungen zu verwalten sind - Verfügbarkeit von Informationen ist für alle wichtig. Tägliche Besprechungen, an denen alle entscheidenden Personen teilnehmen können, egal ob sie gerade reisen oder von zu Hause aus arbeiten, können eine Menge Zeit und Geld sparen.