Herausforderungen und Chancen mit digitalen Lean Boards

Ich habe mehrere Versuche, Lean Boards zu digitalisieren, gesehen. Beispielsweise in den Bereichen KVP und Daily Management. Diese Versuche zielten darauf ab, Boards online verfügbar zu machen um auch außerhalb des Büros damit arbeiten zu können. Die Möglichkeit, alle Daten zu speichern und Analysen durchzuführen, scheint auch der häufigste Grund dafür zu sein, das Board digital zu nutzen.

Risiko der mangelnden Visualisierung bei digitalen Boards

Excel ist ein beliebtes Werkzeug zur Erstellung von Tabellenkalkulationen, ergänzbar mit Diagrammen und Maßnahmenlisten. Der Vorteil besteht in der schnellen Einsetzbarkeit. Allerdings halte ich solche Lösungen nicht für besonders gut. Ich habe versucht, mit unserer Schwesterfirma Metodio ein digitales Board für den Verbesserungsprozess zu erstellen, bevor wir Mevisio gegründet hatten, aber sie war instabil und wenig elegant. Außerdem war die Arbeit daran eher langweilig, wie die Abbildung zeigt.

nullIm Folgenden sind einige der Punkte aufgelistet, die Excel oder ähnliche Tools für die Erstellung von Visualisierungsboards eher ungeeignet machen:
  • Das Board wird in einer Datei erstellt, die im Netzwerk gespeichert ist und schwierig zu finden sein kann. Wenn die Idee eines Visualisierungs-Boards also darin besteht, dass es insbesondere sichtbar sein soll, fällt Excel sofort weg. Vergleichen Sie es mit einem physischen Whiteboard, das an eine Wand geschraubt wird an der jeder vorbeikommt - Sie werden immer wissen wo es sich befindet. Und es ist sofort sichtbar wenn ein Meeting direkt am Board im Gange ist.
  • Außerdem kann eine Datei nicht als für alle zugänglich betrachtet werden. Haben Sie schon einmal versucht, eine Datei zu öffnen, in der sich bereits jemand anderes befindet? Dann wissen Sie, dass es in der Regel nicht funktioniert. Sie müssen warten bis die Person, die die Datei geöffnet hat, sie schließt. Stellen Sie sich vor es wäre dasselbe mit einem physischen Board - es könnte immer nur eine Person gleichzeitig daran arbeiten. Online-Versionen von Office-Tools funktionieren schon besser, aber es gibt weitere Herausforderungen.
  • Woher wissen Sie, dass ein Lean Board in einer Datei sicher ist? Diese Lösungen sind eher instabil in der Handhabung, und Verknüpfungen zwischen verschiedenen Dateien funktionieren nicht mehr sobald jemand eine Änderung vorgenommen hat. Es ist auch häufig zu einfach, Formeln und Daten versehentlich zu löschen.
  • Zu bedenken ist auch dass eine Datei in den falschen Händen landen kann. Bedenken Sie die Konsequenzen wenn Informationen über die operativen Abläufe bei einem Konkurrenten landen. Es mag unwahrscheinlich sein, dass ein Konkurrent ein Netzwerk hackt und die Datei für das Daily Management findet, aber einer Ihrer wichtigen Mitarbeiter könnte sein Arbeitsverhältnis beenden und die Arbeit bei einem Konkurrenten aufnehmen. Und diese Person könnte unerlaubt eine Kopie der Arbeitsunterlagen mitnehmen.
  • Und letztendlich dient Excel schlicht der Erstellung von Tabellen und ist genau dazu am besten geeignet.

Wie neue Technologien die digitale Visualisierung verbessern

Als wir (Marcus und ich) mit den Entwürfen zu Mevisio begannen war die Lösung der oben genannten Probleme eine Grundvoraussetzung. Und wir haben sie erfolgreich gelöst.

Wir sahen auch zahlreiche Chancen in einer neuen modernen Lösung auf der Grundlage der jüngsten Technologien. Eine der Möglichkeiten, in der wir viele Vorteile sehen, ist die Verwendung von grossen Touchscreens. Genau wie bei einem iPad kann man alles mit den Fingern direkt auf dem Bildschirm steuern. Große Touchscreens sind inzwischen eine erschwingliche Alternative zu Projektoren geworden und sind in jeder Größe bis etwa 100 Zoll zu finden.

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Elemente auf einem Bildschirm mit den Fingern statt mit der Maus zu zeigen und zu verschieben erleichtert die Bedienung. Ein weiterer Vorteil den diese Entwicklung mit sich bringt ist die Abschaffung von Menüs mit vielen kleinen Schaltflächen und Menüoptionen. Sie werden durch einfache Navigation und einladende Benutzeroberflächen ersetzt. Genau das scheint so viel Interesse an Mevisio zu wecken. Für die Benutzer fühlt sich das digitale Board durch diese natürliche Interaktion wie ein Whiteboard an.


Vorteile eines digitalen gegenüber eines analogen Boards

Damit Sie diesen Vergleich für unvoreingenommen halten, muss ich zunächst betonen, dass ich physische Boards wegen ihrer Einfachheit wirklich mag, oder wie ich gewöhnlich sage: "Jeder weiß, wie ein Whiteboard-Marker funktioniert". Die Visualisierung selbst ist natürlich unabhängig von den Werkzeugen immer von Vorteil, aber sie wird digital noch besser:

  • Auch wenn ein Whiteboard normalerweise in der Mitte des Büros platziert wird, ist es in der Regel zu weit entfernt um die Informationen bei der Arbeit an Ihrem Arbeitsplatz griffbereit zu haben. Eine digitale Tafel ist über den Computer durch nur einen Klick erreichbar.
  • Mevisio bietet auch eine App an, mit der Sie beispielsweise Verbesserungsvorschläge und Abweichungen über Ihr Telefon melden können.
  • Mevisio kann Daten aus anderen Systemen anzeigen. Sie müssen weder Berichte ausdrucken noch eine analoge Tafel einrichten oder Zeit aufwenden, um sie auf dem neuesten Stand zu halten.
  • Da alle Daten in einer digitalen Tafel gespeichert werden, lassen sich viel leichter Statistiken erstellen und analysieren, um noch mehr Optimierungsmöglichkeiten zu ermitteln.
  • Geheime Unternehmensinformationen sind oft wichtig für Meetings, sollen aber nicht von Besuchern gesehen werden. Mit einem digitalen Board kann dies durch Authentifizierung vermieden werden.
  • Whiteboards nehmen viel Platz ein. Ein an der Wand oder auf Rollen montierter Touchscreen kann verwendet werden, um die einzelnen Boards verschiedener Abteilungen anzuzeigen. Mevisio verfügt auch über eine integrierte Funktion zur Anzeige der Boards in einer Schleife, beispielsweise in 10-Sekunden-Intervallen.
  • Ein Whiteboard ist immer sichtbar, aber ein digitales Board auf einem Touchscreen wird definitiv die Aufmerksamkeit auf sich ziehen. Es wirkt modern und repräsentiert möglicherweise besser das angestrebte Image des Unternehmens.

Einige sind der Meinung, man könne sich besser erinnern und fühle sich stärker einbezogen wenn man physische Notizen und Magnete mit den Händen greifen kann. Vielmehr glaube ich, dass die Effektivität des Meetings durch die Gestaltung der eigentlichen Besprechung und durch die gemeinsame Erörterung von Problemen und Lösungen verbessert wird.

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Unabhängig davon, ob Sie bereits ein Lean-Board haben, können Sie digitale Boards einsetzen. Fangen Sie einfach mit einem an, wenn Sie etwas neues Visualisieren möchten. Man könnte glauben es sei mit einem physischen Board einfacher, Konzepte zu entwerfen und Änderungen vorzunehmen. Wir haben dies bei der Entwicklung der Plattform berücksichtigt und sie extrem flexibel konzipiert, so dass es oft schneller ist, z.B. ein paar Module in Mevisio zu ersetzen, als ein neues Raster auf einer physischen Tafel anzubringen.

Mit digitalen Lean Boards Zeit und Geld sparen

Der große Mehrwert eines Lean Boards, egal ob digital oder Whiteboard-basiert, ergibt sich aus Visualisierung und Kommunikation. Durch die visuelle Darstellung von Abweichungen, Risiken und Chancen und durch tägliche kurze Besprechungen können Probleme und Verbesserungen schnell und effizient gelöst werden.

Unter Umständen hat ein Team ein Problem, welches von einem anderen Team bereits gelöst wurde. Es ist zeitaufwendig und ineffizient, Informationen darüber zu suchen indem man all die verschiedenen Boards durchgeht.

Mit Mevisio können Sie leicht alle Maßnahmen, die in Verbindung mit Ihrem Problem stehen, durch Such- und Filterfunktionen aufrufen.

Physische Boards erfordern viel Arbeit. Ein Board neu aufzusetzen dauert etwa 1-2 Stunden. Wenn jedes Team sein eigenes Board hat, wird es selbst bei einheitlichem Design viel Zeit in Anspruch nehmen, die Boards aktuell zu halten. Mit Mevisio können Sie dasselbe Design für alle Teams verwenden und die Boards auch global einsetzen, da zahlreiche Sprachen unterstützt werden.

Ganz gleich, ob Sie in einem großen Unternehmen mit Bedarf an effizienter Verteilung standardisierter Boards arbeiten oder in einem kleineren Unternehmen, in dem nur tägliche Abläufe und Optimierungen zu verwalten sind - Verfügbarkeit von Informationen ist für alle wichtig. Tägliche Besprechungen, an denen alle entscheidenden Personen teilnehmen können, egal ob sie gerade reisen oder von zu Hause aus arbeiten, können eine Menge Zeit und Geld sparen.

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