Eine Studie der Universität Linköping

Im Jahre 2019 führte Emelie Havemo von der Universität Linköping eine Studie über die Auswirkungen der Digitalisierung von Boards für tägliche Meetings in Organisationen durch, die mit Lean Management arbeiten. 

Mevisio ermöglichte den Zugang zu Mitarbeitern in einigen ausgewählten Organisationen, um Havemos Forschungsprojekt zu unterstützen. Havemo verfasste den Bericht auf Schwedisch und gab Mevisio die Erlaubnis, ihn ins Englische zu übersetzen, um ihn in unserem Blog zu veröffentlichen. Sie können den vollständigen Bericht hier herunterladen (auf Schwedisch).

Digitaler Wandel passend zu Ihrer Organisation

Digitale Boards können die Rolle der traditionellen Whiteboards im täglichen Betrieb verändern. Das wichtigste Unterscheidungsmerkmal ist die neue Art der Interaktion in Meetings und der Zugang zu Echtzeitdaten auf dem Board. Ein digitales Board wirft mehrere Fragen auf:

  • Wird trotzdem noch ein physisches Board benötigt?
  • Können Manager und Teams zusammenarbeiten, ohne sich physisch zu treffen? 
  • Müssen sich für ein Meeting alle im gleichen Raum, geschweige denn in der gleichen Einrichtung aufhalten? 

Gleichzeitig besteht ein echter Mehrwert der Verwendung eines Boards während des täglichen Meetings darin, dass es Teil eines Systems und eines Prozesses ist, bei dem einzelne Teile nicht sofort geändert werden können. Digitale Tafeln haben viele Formen und Gestalten.

Digitale Boards können auf unterschiedliche Weise konfiguriert werden, je nachdem, welchem Zweck sie dienen und was die Benutzer erreichen wollen. In diesem Bericht werden zwei verschiedene Ansätze für den Umgang mit dem digitalen Wandel für die Daily Management Boards diskutiert. Der Bericht basiert auf der verwendeten Literatur zur Digitalisierung. 1) Digitalisierung des Informationsflusses (Digitalisierung analoger Boards) und 2) Digitalisierung der Infrastruktur zur Unterstützung der täglichen Meetings durch Anpassbarkeit und Zugang zu mehr Daten. Organisationen, die diese beiden Optionen in Betracht ziehen, sollten ihre Wahl auf den Informations- und Koordinationsbedarf abstimmen, da beide Ansätze Vor- und Nachteile haben.

Tipps zur Implementierung und Nutzung digitaler Lean Boards

Nachdem Havemo in drei Organisationen recherchiert und Mitarbeiter in jedem Unternehmen befragt hat, identifiziert Havemo mehrere Tipps und Erfolgsfaktoren für die Implementierung von digitalen Lean Boards. Die Tipps und Empfehlungen berücksichtigen, dass die Bedürfnisse, das Interesse, das Wissen, das Know-how und die Erfahrung der Benutzer einen erheblichen Einfluss auf die Ergebnisse haben. Die Empfehlungen richten sich an Entscheidungsträger innerhalb des Lean Managements einer Organisation. Manager, Lean-Spezialisten und Lean-Berater sind höchstwahrscheinlich die Entscheidungsträger.

Erste Schritte mit digitalen Lean Boards – 6 Empfehlungen und  Erfolgsfaktoren:

  • Identifizierung der Bedürfnisse der Organisation.
  • Überprüfung der digitalen Kompetenzen der Organisation.
  • Durchführung einer Risikoanalyse und Abwägung von Risiken und erwartetem Nutzen.
  • Schaffung einer Kultur des Lernens und der Entwicklung vor, während und nach der Implementierung.
  • Ernten Sie zuerst die 'tief hängenden Früchte”. 
  • Beginnen Sie mit Tests in einer begrenzten Umgebung und wenden Sie dann die Erkenntnisse daraus auf die endgültige Lösung an.

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